La fatturazione pro forma è definibile come documento senza nessun valore fiscale, viene solitamente utilizzata quando è necessario sottoporre al cliente un fac-simile di quella che sarà la fattura definitiva. La fattura pro forma non viene utilizzata per la fatturazione, non avendo nessun valore fiscale.

Questa tipologia di fatturazione, essendo redatta come documento non fiscale non presenta una numerazione ufficiale viene infatti numerata a piacere da chi la emette, è comunque buona norma seguire una corretta numerazione per evitare di incorrere in problemi di archiviazione legati alla duplicazione del numero della fattura pro forma.

La fatturazione pro forma assomiglia in tutte le sue parti a alla fattura finale, redatta in carta semplice che però riporta in maniera chiara la dicitura PROFORMA. La stessa non mantiene nessun obbligo ai fini dei pagamenti iva o di definizione dei guadagni.

Regola fondamentale per i professionisti e commercianti distinguere il più possibile una fattura pro forma da una effettiva, oltre quindi a riportare la chiara scritta “proforma” solitamente viene omesso il dettaglio dell’iva nella palesa dimostrazione di documento non valido ai fini fiscali.

Spesso sono i professionisti che utilizzano la fatturazione pro forma in quanto emettono la fattura soltanto al pagamento della prestazione. Per i professionisti lo strumento della fattura pro forma è molto utile perché possono evitare di pagare l’iva e le tasse prima di aver effettivamente ricevuto il pagamento per la prestazione professionale. Un’altra situazione in cui può essere utile l’utilizzo della fattura pro forma avviene quando si deve spedire un bene a fronte di un pagamento tramite bonifico bancario anticipato. In questo specifico caso la fattura pro forma si crea per dare al cliente la possibilità di controllare i prezzi dei prodotti o del prodotto ordinato e per eseguire il bonifico. Al momento della spedizione la fatturazione che riceverà il cliente sarà identica alla proforma.

Quando si apre una nuova partita IVA a fronte dell’avvio di una nuova attività imprenditoriale o professionale si dovrà per forza iniziare a emettere fatturazione ed occuparsi della fatturazione e portar avanti una corretta contabilità sotto ogni punto di vista, onde evitare spiacevoli soprese di tipo economico oppure per evitare di incorrere in sanzioni amministrative, a volte anche molto pesanti.

Quando si avvia una nuova attività conviene sempre, anche quando si è nel regime dei minimi, farsi aiutare da uno studio commercialista per la contabilità e per avere istruzioni sull’emissione di ogni singola fattura. Il più delle volte un corso di formazione su fatturazione e contabilità potrà tornare molto utile anche per quelle persone che hanno già svolto attività professionali in passato.

Quando si compila o si emette la fatturazione sono molte le cose da tenere in considerazione: intestazione, valori iva, valori di vendita, descrizioni prestazioni e altro ancora. Molto importante è anche conoscere il momento di emissione della fattura che può variare in base alla vendita oppure alla prestazione di servizi, inoltre il momento di emissione può variare anche in base alla tipologia di beni ceduti o dei servizi.

Quando si tratta di cessione di beni, l’emissione della fattura avviene al momento della consegna del bene acquistato, cioè nel momento in cui il bene cambia obbiettivamente di proprietà. Nel caso delle prestazioni di servizi, la fatturazione viene emessa nel momento in cui la prestazione si conclude contestualmente alla fine della prestazione o servizio e al pagamento della stessa.

Nel caso si sia concordato un acconto tra le due parti, lo stesso dovrà essere fatturato nel medesimo modo in cui viene fatturato il saldo.

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